Tietosuoja

Lostedt & Lostedt Oy tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen
tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukaisesti laadittu tietosuojaseloste.


JOHDANTO

Asiakkaidemme henkilötietojen huolellinen ja varovainen käsittely on meille Lostedt & Lostedt Oy:lle / Lostedt Invest / Koti Dalmatiassa tärkeää (myöhemmin Lostedt & Lostedt Oy). Käsittelemme
henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Käytämme tietojasi asiakas palveluun, sopimusten tekemisiin, toimeksiantosi toteuttamiseen, informaation toimittamiseen, palveluiden personointiin, sekä markkinointiin.

Tässä selosteessa kerromme, miten asiakastietojasi käsitellään Lostedt & Lostedt Oy:n toiminnassa. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste yrityksen asiakasrekisteristä.

Tämä seloste koskee vain Lostedt & Lostedt Oy:ssä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, ei niiden kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille yritys luovuttaa henkilötietoja
liiketoimintansa yhteydessä (esimerkiksi EU maassa Kroatiassa, toimivalle yhteistyökumppanille asuntoesittelyjen järjestämiseen tai asiakkaan rekisteröimiseen tarvittavien tietojen rekisteröimiseen tiettyyn asuntokohteeseen). Lostedt & Lostedt Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten
itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin (esimerkiksi eri maissa toimivat välittäjät tai rakennuttajat) ja siksi asiakkaita kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin.

Lostedt & Lostedt Oy on pääkaupunkiseudulla toimiva vuonna 2003 perustettu yritys, jonka toimialaan kuuluu mm kiinteistön välitystä. Yksityisen kiinteistönvälitysliikkeen puitteissa suoritamme osto-, myyntitoimeksiantoja sekä myymme ja markkinoimme kiinteistöjä Suomesta ja
ulkomailta Lostedt Invest ja Koti Dalmatiassa markkinointinimien avulla.

Lostedt Invest ja Koti Dalmatiassa asiakkailla on aina asiakassuhde Lostedt & Lostedt Oy:hyn, jolla on asiakastietojen rekisterinpitäjänä päävastuu asiakastietojen käsittelystä.

Tämän lisäksi myös yrityksen yhteistyökumppanit eri maissa (EU ja ei EU) käsittelevät asiakastietoja voimassa olevien ohjeiden ja määräysten mukaisesti esimerkiksi liittyen asuntokohteiden lähettämiseen sähköpostilla asiakkaille, asiakkaiden rekisteröintiin asuntokohteisiin, asuntoesittelyjen yhteydessä, sopimusten tekemiseen ja markkinointitoimenpiteiden ja
kaupankäyntiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.


REKISTERINPITÄJÄ

Lostedt & Lostedt Oy, Limnellinpiha 3 A 26, Kirkkonummi


Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nina Lostedt , puh +358 40 7416776

nina@kuntosyke.fi

postiosoite: kuten yllä


HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus

Tietojen keräys perustuu sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettavaan muuhun suhteeseen.

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;



Toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;

Sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muunasiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa;

Sopimussuhde ulkomaalaisen kiinteistönvälittäjän kanssa (esim ulkomaan kohteen ostaja tai myyjä). Henkilötietoja käsitellään myös Lostedt & Lostedt Oy:n ulkomailla yhteistyökumppanien yritysten asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin ja markkinointiin.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin
mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.


Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät riittävien tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä.
Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).


Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen,
paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.


Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja
muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.


Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:·

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • mainonnan kohdentaminen ja palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa riittäviä tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa,
taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa.
Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.


KERÄTTÄVÄT TIEDOT JA NIIDEN TARKOITUS

Lostedt & Lostedt Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin. Asiakastietoja
voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin, jota voidaan tehdä sähköisesti tai suoralla kontaktilla asiakkaaseen esimerkiksi puhelimitse.


Henkilötietojen käsittely myös Lostedt & Lostedt Oy:n yhteistyökumppanien toimesta ulkomailla perustuu asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin ja markkinointiin.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi , rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.


Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:·

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli ja kansalaisuus.
  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, osto tarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
  • palvelujen muut tapahtumatiedot
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva laki). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.


TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Ulkomaan asuntokaupan -päätöksestä ostoon- prosessi voi olla hyvinkin useamman vuoden pituinen ja ulkomaan asuntohankinta poikkeaa osto prosessiltaan huomattavasti kotimaan asuntoprosessista. Asiakassuhde ei aina pääty kaupantekoon vaan asiakas voi tarvita yrityksen apua muissa eri maan käytännön asioissa. Lostedt & Lostedt Oy määrittää aktiivisen
asiakkuussuhteen esimerkiksi yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän kolmen vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot tarkistetaan säännöllisten päivitysten yhteydessä manuaalisesti. Mikäli asiakas ilmoittaa, että hänet tulee poistaa asiakasrekisteristä, tehdään se heti asiakkaan näin
pyydettyä.


TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai
muutoin suoraan Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.


TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille
viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimalla tavalla, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa
osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien
palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot kuten esim etuovi.com ja oikotie.fi.


TIETOTURVALLISUUS

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän yhteistyökumppani, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön
vaatimukset.


REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Jos
rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, voidaan niistä periä kohtuullinen maksu.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn
lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.


Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä
oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.


ERIMIELISYYDET

Asiakkaalla on aina oikeus tehdä valitus Lostedt & Lostedt Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille osoite www.tietosuoja.fi


EVÄSTEET JA PROFILOINTI

Voimme käyttää evästeitä sivustollamme. Evästeiden perusteella pystymme parantamaan sivustomme toimivuutta, kehittämään tuottamiamme sisältöjä sekä tarjoamaan asiakkaillemme yksilöityä palvelua.

Mikäli sivustollamme vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, voi evästeiden käytön estää käyttäjän internetselaimen asetuksista. Evästeet voivat olla tarpeellisia sivustomme ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.